Bättre upphandlingar med hjälp av ny guide

Otydliga krav, bristande konkurrens, överprövningar, högre priser. Det är några möjliga konsekvenser av upphandlingar som kan vara såväl svårtolkade som otydliga. Därför har nu taxibranschen tagit fram en guide som ska hjälpa kommunerna att ställa rätt krav när man upphandlar samhällsbetalda taxiresor.

– Upphandlare är sällan experter på taxitjänster. Jag tror att många vill ta det säkra före det osäkra och därför ställer en hel del ospecificerade krav. Resultatet blir att de får både färre och sämre anbud, vilket i slutändan drabbar resenärerna, säger Anna Nersing, projektledare på Transportfackens Yrkes- och Arbetsmiljönämnd, TYA.

Svante Skarin är driftchef på TYA-anslutna Hudiksvalls Taxi AB och han bekräftar bilden: Om det finns många oklarheter i upphandlingsunderlaget är det svårt för taxientreprenören att beräkna kostnaderna.

– Det kan leda till extra kostnader för oss entreprenörer, men också en fördyrning för den upphandlande parten eftersom vi då behöver större marginaler i vårt anbud.

Tillsammans med taxibranschens parter har därför TYA tagit fram en branschnorm som ska fungera som ett stöd under upphandling. Det övergripande målet är att skapa mer enhetliga upphandlingsdokument med tydliga krav. Då kan taxibolagen lättare planera sin verksamhet och troligen sänka sina anbudspriser.

– Vi tydliggör kraven som en upphandlare bör ställa på taxibolagen, men även krav som de inte bör ställa. Om alla krav är tydligt formulerade och specificerade kan anbudsgivaren räkna på vad det kostar att erbjuda tjänsterna, säger Anna Nersing.

Fem av de råd som ges till upphandlare av taxitjänster:

Ställ konkreta och relevanta krav. Det minskar risken för överprövningar;
Ställ inte krav du inte avser att följa upp. Förenkla och förtydliga;
Öppna upp för dialog. Ställ frågor till branschen och potentiella anbudsgivare;
Redogör för vilka avvikelser som kan uppstå, och rutinerna för att hantera dem;
Börja i tid! Avtalet ska gärna vara undertecknat ett år innan avtalsstart;